Du hast ein tolles Produkt, einen guten Standort, treue Stammkunden – aber deine Marge ist dünn wie Pergamentpapier. Wahrscheinlich liegt das nicht an deinen Preisen. Sondern an deinen Einkaufspreisen. Und die hängen direkt davon ab, wie du deine Lieferanten findest, auswählst und mit ihnen verhandelst.
Für grosse Ketten ist Einkauf eine eigene Abteilung mit zehn Leuten. Für dich als kleiner Händler oder Gastronom bist du selbst die Einkaufsabteilung – neben Buchhaltung, Marketing, Service und allem anderen. Genau deshalb lohnt es sich, das Thema strukturiert anzugehen. Denn jeder Franken, den du beim Einkauf sparst, landet direkt in deinem Gewinn.
Warum dein Lieferant nicht dein Feind ist
Bevor wir über Verhandlungen reden: Vergiss das Bild vom knallharten Einkäufer, der den Lieferanten maximal unter Druck setzt. Das funktioniert vielleicht bei Grosskonzernen mit Millionenvolumen. Als kleiner Betrieb bist du auf Verlässlichkeit angewiesen. Dein Lieferant liefert dir pünktlich, in guter Qualität, und im Notfall auch mal schnell nach. Das ist Gold wert.
Die besten Lieferantenbeziehungen sind Partnerschaften. Beide Seiten verdienen, beide Seiten sind fair, und wenn es eng wird, hilft man sich gegenseitig. Das heisst nicht, dass du nicht verhandeln sollst. Es heisst, dass du klug verhandelst – so, dass die Zusammenarbeit langfristig funktioniert.
Lieferanten finden: Wo du suchen solltest
Lieferanten bewerten: Nicht nur der Preis zählt
Du hast drei Angebote auf dem Tisch. Der günstigste gewinnt? Nicht so schnell. Der Preis ist ein Faktor, aber nicht der einzige.
Lieferzuverlässigkeit: Was nützt dir der beste Preis, wenn die Ware regelmässig zwei Tage zu spät kommt? In der Gastronomie bedeutet ein fehlender Lieferant am Freitagmorgen: Speisekarte umschreiben.
Mindestbestellwerte und -mengen: Manche Lieferanten sind erst ab 500 Franken Bestellwert interessant. Wenn dein Bedarf bei 200 liegt, bestellst du entweder zu viel oder zahlst Kleinmengenzuschläge.
Zahlungsbedingungen: 30 Tage Zahlungsziel statt Vorkasse kann für deine Liquidität den Unterschied machen. Frag danach – viele Lieferanten bieten es an, kommunizieren es aber nicht aktiv.
Qualitätskonstanz: Der erste Musterkarton war perfekt. Aber wie sieht Lieferung Nummer zwanzig aus? Frag nach Referenzen, bestell eine Probelieferung, und bewerte nicht nur das Produkt, sondern auch die Verpackung und den Zustand bei Ankunft.
Einkaufspreise verhandeln: So machst du es richtig
Verhandeln ist keine Begabung. Es ist Vorbereitung. Hier sind die Hebel, die auch mit kleinem Volumen funktionieren:
Kenne deinen Markt. Bevor du in eine Verhandlung gehst, solltest du wissen, was andere Lieferanten für vergleichbare Ware verlangen. Hol mindestens drei Angebote ein. Das gibt dir nicht nur eine Verhandlungsbasis, sondern zeigt dem Lieferanten auch, dass du dich informiert hast.
Bündle dein Volumen. Du bestellst bei fünf verschiedenen Lieferanten fünf verschiedene Produkte? Prüfe, ob ein Lieferant mehrere Kategorien abdecken kann. Wer mehr bei einem Lieferanten bestellt, bekommt bessere Konditionen – auch als Kleinbetrieb. Alternativ: Schliess dich mit anderen kleinen Betrieben zu einer Einkaufsgemeinschaft zusammen. Das ist in der Gastronomie verbreiteter, als du denkst.
Frag nach Staffelpreisen. Viele Lieferanten haben Preislisten mit Mengenstaffeln, die sie nicht proaktiv rausrücken. Frag einfach: „Ab welcher Menge verbessert sich der Preis?" Oft liegt der Sprung niedriger, als du erwartest.
Verhandle nicht nur den Preis. Manchmal ist der Stückpreis fix, aber du kannst an anderen Stellschrauben drehen: kostenlose Lieferung, längeres Zahlungsziel, Skonto bei schneller Zahlung (2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen sind branchenüblich), kostenlose Muster für Neuprodukte oder Rückgaberecht für nicht verkaufte Ware.
Sei ehrlich über dein Volumen. Nichts zerstört Vertrauen schneller als übertriebene Mengenversprechen. Sag, was du realistisch abnimmst. Wenn du wächst, merkt der Lieferant das an den Bestellungen – und passt die Konditionen von selbst an. Oder du fragst nach.
Lieferantenbeziehungen pflegen: Der langfristige Gewinn
Lieferanten reden genauso über ihre Kunden wie du über deine. Wer immer pünktlich zahlt, klare Bestellungen aufgibt und nicht bei jeder Rechnung reklamiert, bekommt die besseren Konditionen, die schnelleren Lieferungen und den Anruf, wenn ein Sonderposten verfügbar ist. Sei der Kunde, den dein Lieferant gerne beliefert.
Regelmässiger Kontakt. Du musst nicht jeden Monat zum Mittagessen einladen. Aber ein kurzer Anruf oder eine Mail alle paar Monate – „Wie läuft es bei euch? Gibt es neue Produkte?" – hält die Beziehung lebendig. Und du erfährst von Neuheiten, Preisänderungen oder Engpässen, bevor sie zum Problem werden.
Feedback geben. Dein Lieferant weiss oft gar nicht, wie sein Produkt bei deinen Kunden ankommt. Sag ihm, was gut läuft und was nicht. Das hilft beiden Seiten. Und wenn du sagst: „Eure Olivenöl-Linie verkauft sich grossartig, habt ihr noch andere Sorten?" – dann hast du gerade eine Win-Win-Situation geschaffen.
Probleme direkt ansprechen. Lieferung beschädigt? Falsche Menge? Qualität nachgelassen? Ruf an, statt eine wütende Mail zu schreiben. Die meisten Probleme lassen sich am Telefon in fünf Minuten klären. Und der Lieferant schätzt es, wenn du ihm die Chance gibst, das Problem zu lösen, statt kommentarlos zum nächsten Anbieter zu wechseln.
Nicht alles auf eine Karte setzen. So gut die Beziehung zu deinem Hauptlieferanten auch ist: Hab für kritische Produkte immer eine Alternative in der Hinterhand. Lieferengpässe, Insolvenz, Qualitätsprobleme – das kann jedem passieren. Ein Backup-Lieferant, den du einmal im Jahr mit einer kleinen Bestellung aktiv hältst, ist deine Versicherung.
Was du diese Woche tun kannst
Du musst nicht alles sofort umkrempeln. Aber fang mit einem konkreten Schritt an: Nimm deine drei grössten Ausgabenposten beim Wareneinkauf und hol für jeden ein Vergleichsangebot ein. Nicht um zu wechseln – sondern um zu wissen, wo du stehst. Allein dieses Wissen verändert deine nächste Verhandlung.
Gute Lieferanten findest du auf Messen, über Online-Verzeichnisse und durch Empfehlungen aus der Branche. Bewerte sie nicht nur nach Preis, sondern auch nach Zuverlässigkeit, Zahlungsbedingungen und Qualität. Beim Verhandeln helfen Vergleichsangebote, Volumenbündelung und Staffelpreise – auch mit kleinen Mengen. Und die beste Investition ist die Beziehungspflege: Pünktlich zahlen, fair kommunizieren und Feedback geben bringt dir langfristig bessere Konditionen als jede Preisschlacht.