Rechnungen richtig schreiben: Pflichtangaben und E-Rechnungspflicht 2026
Du hast einen Auftrag abgeschlossen, die Arbeit ist erledigt – jetzt muss nur noch die Rechnung raus. Klingt simpel. Aber eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass dein Kunde die Zahlung verzögert, das Finanzamt Rückfragen stellt oder du im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug gefährdest. Und seit 2025 kommt mit der E-Rechnungspflicht noch eine weitere Baustelle dazu.
Hier erfährst du, welche Angaben auf jede Rechnung gehören, was sich durch die E-Rechnung geändert hat und welche Fristen du als Selbstständiger oder Kleinunternehmer im Blick haben musst.
Die Pflichtangaben: Was auf jede Rechnung muss
Laut § 14 UStG gibt es eine klare Liste an Angaben, die auf jede Rechnung gehören. Fehlt auch nur eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft – und dein Kunde kann den Vorsteuerabzug nicht geltend machen.
Den letzten Punkt unterschätzen viele. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, musst du auf der Rechnung darauf hinweisen: „Gemäss § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Fehlt dieser Hinweis, kann es Probleme geben.
Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro brutto, reichen vereinfachte Angaben. Du brauchst dann keine separate Rechnungsnummer, keinen Empfängernamen und keine getrennte Ausweisung des Steuerbetrags. Trotzdem: Name, Datum, Leistungsbeschreibung und Steuersatz müssen drauf.
E-Rechnung: Was hat sich geändert?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze in Deutschland. Das klingt dramatisch, betrifft dich aber je nach Situation unterschiedlich stark.
Erstmal die wichtigste Unterscheidung: Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Konkret gibt es zwei Formate, die in Deutschland anerkannt sind:
XRechnung – reines XML-Format. Nicht für Menschen lesbar, dafür voll maschinenlesbar. Wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – eine Kombination aus sichtbarem PDF und eingebettetem XML. Du siehst also eine normale Rechnung und die Maschine kann die Daten trotzdem automatisch auslesen. Für die meisten Selbstständigen die praktischere Variante.
Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist ZUGFeRD meistens die bessere Wahl. Du bekommst eine PDF-Datei, die gleichzeitig maschinenlesbar ist. Dein Kunde sieht eine ganz normale Rechnung – die Software kann die Daten aber automatisch verarbeiten. Win-win.
Die Übergangsfristen: Wo stehst du gerade?
Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt. Hier der aktuelle Stand:
Was Kleinunternehmer wissen müssen
Gute Nachricht: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Das regelt § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Deine Rechnungen weisen schliesslich keine Umsatzsteuer aus.
Aber Achtung: Du musst trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Wenn dir ein Lieferant oder Dienstleister eine E-Rechnung im XRechnung-Format schickt, musst du damit umgehen können.
Auch wenn du selbst keine E-Rechnungen ausstellen musst – stell sicher, dass du welche lesen und archivieren kannst. Viele Buchhaltungsprogramme können das bereits. Wenn du noch keines nutzt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt.
Was du für Rechnungen an Privatkunden wissen musst
E-Rechnungen betreffen nur den B2B-Bereich – also Geschäfte zwischen Unternehmen. Schreibst du Rechnungen an Privatkunden (B2C), gelten die neuen Regeln nicht. Hier kannst du weiterhin ganz normal Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
Gleiches gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrscheine. Auch diese sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
So bereitest du dich vor
Du hast noch bis Ende 2026 Zeit bei der Ausstellung – aber warte nicht bis Dezember. Hier sind die wichtigsten Schritte:
Die meisten gängigen Buchhaltungsprogramme wie lexoffice, sevDesk oder DATEV unterstützen E-Rechnungen mittlerweile. Wenn du bisher mit Word oder Excel Rechnungen schreibst, wird es höchste Zeit umzusteigen.
Pflichtangaben auf Rechnungen sind klar geregelt – halte dich an die Checkliste, dann bist du sicher. Die E-Rechnungspflicht betrifft dich schon jetzt beim Empfang. Beim Versand hast du als Kleinunternehmer noch Schonfrist. Für alle anderen läuft die Übergangsfrist Ende 2026 aus (bzw. Ende 2027 bei unter 800.000 Euro Umsatz). Mach dich jetzt bereit, statt im Dezember in Panik zu geraten.