Buchhaltungs-Apps für Freelancer: 7 Tools im ehrlichen Vergleich
Rechnungen schreiben, Belege scannen, MwSt-Abrechnung vorbereiten – und das alles neben deiner eigentlichen Arbeit. Buchhaltung ist für die meisten Freelancer etwa so beliebt wie Zahnarztbesuche. Aber mit dem richtigen Tool wird sie zumindest erträglich.
Das Problem: Es gibt mittlerweile Dutzende Buchhaltungs-Apps. Und jede behauptet, die beste zu sein. Wir haben uns sieben davon genauer angeschaut – speziell für Freelancer und Selbstständige in der Schweiz und im DACH-Raum.
Was du wirklich brauchst
Bevor du dich in Feature-Listen verlierst: Als Freelancer brauchst du nicht dasselbe wie ein 50-Personen-Betrieb. Deine Anforderungen sind überschaubar.
Alles darüber hinaus – Lagerverwaltung, Lohnbuchhaltung, Multi-Währungs-Konsolidierung – ist nice to have. Aber du zahlst dafür mit, ob du es nutzt oder nicht.
Die 7 Tools im Überblick
Für die Schweiz
Magic Heidi – ab CHF 25/Monat
Speziell für Schweizer Freelancer gebaut. QR-Rechnungen, KI-Belegerfassung, MwSt-Verwaltung – alles drin. Daten werden in Zürich gehostet. Support auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Ideal, wenn du zwischen CHF 50'000 und 500'000 Jahresumsatz liegst und etwas willst, das einfach funktioniert.
Stärke: Fühlt sich an, als wäre es von einem Schweizer Freelancer für Schweizer Freelancer gebaut worden – weil es das auch ist.
Milkee – ab CHF 19/Monat
Intuitive Oberfläche, speziell für Einzelfirmen und Selbstständige. Milkee trifft den Sweet Spot zwischen «zu simpel» und «zu komplex». Du brauchst kein Buchhaltungswissen, um loszulegen. Guter Einstieg, wenn du gerade erst startest.
CashCtrl – kostenlos (Pro ab CHF 29/Monat)
Die einzige wirklich kostenlose Option auf dieser Liste. Vollständige Cloud-Buchhaltung, solide Funktionalität. Aber: Du musst doppelte Buchhaltung verstehen. Für Anfänger eher überfordernd. Perfekt für alle, die bereits Buchhaltungserfahrung mitbringen und kein Geld ausgeben wollen.
bexio – ab CHF 35/Monat
Der Platzhirsch in der Schweiz. Seit über 15 Jahren am Markt, riesiges Ökosystem mit Integrationen. Kann praktisch alles – aber genau das macht es für Solo-Freelancer oft zu viel. Du zahlst für Funktionen, die du nie anfassen wirst.
Für Deutschland und Österreich
sevdesk – ab EUR 8.90/Monat (kostenloser Einstieg möglich)
Testsieger 2026 bei FürGründer mit Note 1,1. Starke Automatisierung, gute E-Commerce-Integrationen. Besonders stark bei der Belegerfassung und beim automatischen Zahlungsabgleich. Die kostenlose Version erlaubt drei Rechnungen pro Monat – genug zum Testen, zu wenig zum Arbeiten.
Lexware Office – ab EUR 6.90/Monat
Ehemals Lexoffice, jetzt neu aufgestellt. Kombiniert Buchhaltung, Rechnungswesen und Lohnabrechnung. Einfacher zu bedienen als sevdesk, günstiger in den höheren Tarifen. Für die meisten Freelancer das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis.
Finom – ab EUR 0/Monat
Kein reines Buchhaltungstool, sondern ein Geschäftskonto mit eingebauter Rechnungsstellung und Belegverwaltung. DATEV-Export inklusive. Interessant, wenn du Konto und Buchhaltung an einem Ort willst.
Welches Tool passt zu dir?
Was kostet dich schlechte Buchhaltung?
Viele Freelancer scheuen die CHF 20–40 pro Monat für ein Buchhaltungstool. Verständlich. Aber rechne mal nach: Wenn du pro Stunde CHF 120 verdienst und monatlich drei Stunden mit Excel-Tabellen, manuellen Rechnungen und Belegsortierung verbringst, kostet dich das CHF 360. Ein Tool, das dir zwei dieser drei Stunden spart, hat sich am ersten Tag bezahlt gemacht.
Frag deinen Treuhänder, welches Tool er bevorzugt. Viele Treuhänder haben Partnerverträge mit bestimmten Anbietern und können deine Daten direkt übernehmen. Das spart dir Export-Kopfschmerzen und deinem Treuhänder (und damit dir) Zeit bei der Jahresabrechnung.
Und was ist mit KI?
Fast alle Tools werben 2026 mit «KI-gestützter Belegerfassung». In der Praxis heisst das: Du fotografierst einen Beleg, und die App erkennt Betrag, Datum und Kategorie automatisch. Bei den meisten funktioniert das inzwischen gut – bei etwa 85–90% der Belege. Den Rest musst du manuell korrigieren.
Magic Heidi und sevdesk sind hier aktuell am weitesten. Aber ehrlich: Der Unterschied zwischen den Tools bei der KI-Erkennung ist kleiner, als die Marketing-Abteilungen dir weismachen wollen.
Wechselst du mitten im Geschäftsjahr das Tool, wird es ungemütlich. Ideal: Starte mit einem neuen Tool am 1. Januar. Oder sprich vorher mit deinem Treuhänder, wie ihr den Übergang sauber hinbekommt.
Unser Fazit
Es gibt kein «bestes» Buchhaltungstool. Es gibt nur das beste Tool für deine Situation.
- Schweizer Freelancer, wenig Buchhaltungswissen: Magic Heidi oder Milkee
- Schweizer Freelancer, erfahren, Budget-bewusst: CashCtrl
- Deutsche/Österreichische Freelancer, Preis-Leistung: Lexware Office
- Technikaffine Freelancer mit vielen Transaktionen: sevdesk
- Minimalist, will alles an einem Ort: Finom
Egal, wofür du dich entscheidest: Hauptsache, du hörst auf, deine Buchhaltung in einer Excel-Tabelle zu machen. Dein zukünftiges Ich wird dir danken – spätestens bei der nächsten Steuererklärung.